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职场人提高效率最实用招

发布时间:2019-07-08 18:56:49

职场人提高效率最实用招

上一秒在写下午要用的会议发言;下一秒foxmail提示来了新邮件;还没来得及回邮件,MSN对话框跳了出来,原来是客户发了图片等你接收;图片还没传完,又响了 你就像个办公室 多动儿 ,如果能学会一心多用,你会觉得时间变多了。怎样消灭这些不合理的工作方法,提高工作效率呢? 有研究表明,美国上班族 多动儿 的工作成绩平均每年要比一般人少一个月的量,全美每年因此蒙受770亿美元的损失。而纽约贝西科斯咨询公司最新的调查数据显示,即使是普通员工,只要不对办公室的干扰因素(接、发邮件)展开积极的 抵抗 ,他们的工作效率将下降28%,美国经济每年也会因此再损失6500亿美元。 更重要的是,这种状态还会侵蚀心理健康。麻省理工学院心理系教授丹尼尔。安德森说: 注意力被分散就像是釜底抽薪,让你构建了许久的灵感大厦轰然倒塌。 累死累活做的全是无用功,这可能导致怀疑、否定自己的能力,对工作畏惧、拖延,进而引发自卑、情绪低落等恶劣心境。 典型症状:永远处于忙碌状态 尽管他们非常希望能不被别人打扰好好工作,但事实上,他们的自控力实在堪忧。任何信息都有可能吸引他们的注意力,顺理成章,脑子里塞成了一团糨糊,手上却拿不出像样的工作成果。 典型案例1 担任公司会计的丁丁最近比较烦,老板催着要公司各部门的年度数据统计,疲于应付的丁丁只好加班加点。其实,工作量并不算太大,只是丁丁是个十足的八卦狂人+聊天狂人。每天上班,她的第一件事是浏览各大站的娱乐和经常泡的八卦论坛,之后还忍不住与好友在上交流一番。有时,在丁丁好不容易快计算出一项数据时,又响了,那头的好友在第一时间告诉她:某商场下礼拜周年大促销!兴奋的丁丁一下子又聊了个够。 案例1分析 丁丁患上 多动症 的症结或许是因为她有一种 信息焦虑综合征 。这是一种由于过量、没有选择、不经训练地吸收完全没有系统意义的多方信息引起的焦虑症状。心理医生在门诊中经常会发现一些25岁到40岁的拥有高学历、置身高新技术行业的白领人士,尤其是那些常与高流量信息打交道的正常成年人会出现 信息焦虑综合征 。 丁丁对不同的信息都有着不可控制的好奇心和好胜心,生怕自己会遗漏掉一些重要的信息,以至于不能及时更新自己的信息库,并希望自己是个顶级的信息达人。在这个目标的指引下,丁丁会对自己施加一系列的自我强迫和紧张情绪,由此会不由自主地去上浏览以及和朋友讨论相关的话题。 案例1调整建议 1.为了提高效率,你可以使用80/20的时间管理方法。这其实是一个极为简单的原则,80/20法则认为,80%的收获源自20%的努力。所以为了让自己的工作效率提高,在一天的工作开始时,你先将全部的精力集中在那些需要及时处理的事情上,你就会发现,你拥有足够多的时间来休息或者娱乐。 在职场上使用80/20法则时,你只需按工作重要紧急程度的优先顺序写下这一天你最需要完成的3件事情,接着你就从头做起。即使这一天你只能完成其中的一件事,你仍然完成了今天最重要的事情。这样你就不会觉得自己忙忙碌碌了一天,却依然一事无成了。而且,通常情况下,良好的开始会让你一天都保持高昂的情绪和积极的动力,这会使你这一天都十分高效。 2.退订那些从不阅读的电子邮件杂志,使用电子邮件过滤工具,最好设置两个电子邮箱,将私人邮件与工作邮件分开。在上班时间,只允许自己打开工作邮箱,私人邮箱在午餐休息或者下班后阅读回复。 3.在需要集中精力做一项工作时,适当地关掉和一切即时收发信息工具是 聪明之举 。你只是比别人晚一点知道一些信息而已,只要你愿意,将手头工作完成之后,再去了解不论是好消息还是坏消息,都对你有好处。因为在没有压力的状况下,人的接受能力会提高不少。 4.此外,你可以做一些积极的心理暗示,要知道,无论人对信息的掌握多么全面,遗漏总是难免的。不必整天想着收集足够多足够全的信息,要记住,不光是你会遗漏一些信息,每个人都有这种现象。习惯拖拖拉拉的 多动儿 。 习惯拖拖拉拉的 多动儿 典型症状:做事懒散、积极性不高、对工作没有太大的抱负。通常的心态是 能拖一天是一天,能晚一天是一天 ,就算泰山压顶,他们仍然能做到不紧不慢地前进,在他们的字典里,似乎从来没有 紧急 这个字眼。 典型案例2 Julie在政府部门中的某个事业单位担任文职,日常职责就是收发邮件、接听来访以及处理一些日常杂事。清闲的工作加上Julie本身的懒散性格,愈发造成了她对工作拖拖拉拉的态度,如果领导让她提交一份文件,Julie永远是在领导要求的最后一天才开始着手准备。 因为每次都是在匆匆忙忙的状况下完成的,Julie的工作表现并不尽如人意,久而久之,领导也觉得她工作缺乏积极主动性,没有效率。 案例2分析 Julie的职场多动症或许是做事拖拉搞的鬼。由于性格的关系,可以看出Julie本身对工作的积极性并不高,并不希望能在职场上有积极的建树,只是希望能稳定地做这份工作而已。 像Julie这一类先天形成的职场 多动儿 ,归根结底是她拖拉的性格,当然也不排除有一些对工作厌倦的因素在里面。事实上,美国德宝大学的心理学家约瑟夫。R 法拉利发现,做事拖拖拉拉也是一种病,而且有方法根治。法拉利教授将那些喜欢把该做的事情尽量往后拖的人,称为患有 慢性拖拉症 。做事喜欢拖拖拉拉的人全世界都有,远比人们想象的复杂和普遍。根据最新研究,约20%的美国成年人是 慢性拖拉症 患者。 案例2调整建议 1.在出现第一个 拖拉 念头时,就将它彻底否定并给予制止或惩戒。心理学上有个有趣的 破窗理论 ,假设有一排完好的玻璃窗,如果其中一扇窗受到破坏而没有及时修补,那么其他完整的玻璃窗也会陆续遭受到破坏,最后这一排完好的玻璃窗墙就会变成一堵破窗墙,这其实与 多米诺骨牌 效应一致。 2.给自己一个相对自由的缓冲期。对于拖拉成性的人来说,要想一下子改掉这个毛病是不现实的,不要打算一口吃成个胖子,这只会使你感到过多的压力,以至于让你产生放弃的念头。试着将一项工作分解为若干可付诸行动的小步骤,然后扎扎实实地从第一步开始做起,直到完成。 3.有些职场 多动儿 是十足的完美主义者,在开始工作之前,他们早已尝试着从每个角度来全盘分析自己的工作,然后希望自己能积累到某个程度,或挑选到一个完美的时间点再去工作。可惜的是,强制性的反复思考只会使自己陷得更深,从而使采取行动变得越来越难。所以放弃那些该死的完美想法吧,就从现在开始,停止思考,然后去做那些你应该做的事情。 4.时不时地给自己一些 糖果 犒劳自己。自我激励是一种比较积极地治疗拖拉症的方法,在每个阶段适时地鼓励自己,在工作的间隙,给自己一块巧克力或是一个伸懒腰的机会,你会发现,事实上,你的工作效率已经在提高了。【我要纠错】 :Jonna

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